Инструкции за работа в офиса като регулаторен документ

Anonim

Официалният регулаторен акт, който определя и установява процедурата за изготвяне и изготвяне на документи (както и работа с тях) във всяка организация, е указание за чиновническа работа.

Тя трябва да бъде достъпна във всяко предприятие, във всяка фирма и институция. Разработени инструкции за канцеларска работа, задължително, въз основа на национални нормативни документи. Но в същото време тя трябва да отразява индивидуалните особености на офисната работа на дадена организация, състава на позициите и документите, структурата на услугата, наличието на архиви и степента на компютъризация на всички офис операции. От това следва, че инструкцията за канцеларска работа на дадена организация е винаги оригинална и ще вземе предвид всички нюанси и особености на състава и обработката на документи, присъщи само на тази структура.

Когато изготвяте този регулаторен документ за вашата компания, можете да използвате общоприетите стандартни инструкции за работа с документи, да извадите основните точки, които са задължителни за всички, и да добавите елементи, които трябва да бъдат обсъдени изключително за вашата организация.

По правило инструкцията за канцеларска работа включва общи разпоредби, различни тематични раздели и различни видове приложения. Общите разпоредби определят обхвата на инструкцията, регулаторната рамка и отговорността за неспазване. Тематичните раздели съдържат информация за видовете документи и процедурата за тяхното изпълнение, одобрение, възпроизвеждане, сертифициране и съхранение. В съответствие със спецификата на предприятието, този раздел може да бъде значително разширен. В зависимост от променящите се условия на труд и въвеждането на нови технологии тематичните раздели могат да се променят и допълват. Приложенията към инструкциите съдържат илюстрирани справочни материали: образци на формуляри, отпечатъци от печати и печати, поток от документи, както и образци за попълване на формуляри.

Обучението в някои случаи може да бъде временно по своя характер (инструкция за чиновническа работа в окръжния съд или във въоръжените сили). Временната инструкция за управление на документите се одобрява за определен период, например преди въвеждането на постоянното. Това се решава индивидуално!

Компетентното обучение по офис работа отразява целия процес на работа с документи и логическата последователност на всички технологични операции. Той регулира дейността не само на офис работата, но и на целия управленски апарат. Инструкцията е одобрена и влязла в сила само по нареждане на ръководителя на организацията и впоследствие служи като регулаторен акт, въз основа на който се съставят и съставят всички документи на предприятието.

Правилното поставяне на офисната работа е важно условие за правилната работа на организацията. Изпълнителите на канцеларската служба са длъжни качествено да попълнят цялата документация, да запознаят новите служители с реда и правилата за попълване на формуляри, да представят отчети навреме и без грешки, компетентно и своевременно да изпълняват възложените задачи, да започват работа незабавно (веднага след получаване на входящия документ или поръчка). Ако самият управител приоритизира неотложността на изпълнението на поръчки или документи, то работата се извършва въз основа на това. В други случаи, когато са получени значителен брой документи, те се обработват в съответствие с датата на явяване.

arrow