Правила за обработка на документи

Anonim

Дейността на всеки стопански субект е свързана с необходимостта от съставяне на голям брой документи, чийто дизайн е обвързан с единни форми, както и с управленска и ежедневна функция (удостоверения и заповеди, пълномощни и заповеди). Много често има въпроси относно размера на полетата и шрифта, мястото на щамповане и др.

Правилата за регистрация на документи се уреждат от държавните стандарти. Тези регламенти се разработват и одобряват на федерално ниво. Изискванията, съдържащи се в тях, са препоръки. Те намират своето използване в административни и организационни документи, които са включени в единна система. Те включват заповеди и решения, решения и заповеди, актове и протоколи, писма и др.

Правилата за изпълнение на документите съставляват списък с подробности, които те съдържат, както и изискванията за тяхното изпълнение. В заявленията към държавните спецификации има образци на формуляри. Поради факта, че правилата за документацията са с консултативен характер, всеки стопански субект трябва да издаде местен регулаторен акт. Той ще определи реда му на работа.

Формулярите, на които се правят документите, трябва да отговарят на форматите А4 или А5. Хартията трябва да е бяла. Допуска се използването на форми на светли тонове. Дясното поле на документа не трябва да надвишава десет милиметра. Останалите три са да разделят текста от ръба на листа с разстояние от поне два сантиметра.

Правилата за изпълнение на документите предвиждат възможност за поставяне на формулярите:

- държавен герб на Русия;

- герб на субекта на Руската федерация;

- лого на организацията.

Правилата за регистрация на реквизитите на документи регламентират поставянето на тези знаци над наименованието на стопанския субект. Дори и по-ниски от формата имат референтни данни за организацията. Те са:

- Номер на държавната регистрация в органите за данъчен контрол на ОРСР;

- INN / KPP, за регистрация в Инспектората;

- ОКУД, класифициран като формуляр код на изготвения документ;

- Код ОКПО.

Общите правила за изпълнение на документите посочват, че реквизитът, който е наименованието на организацията, трябва да съответства на записаното в нормативните актове. Ако дадено предприятие има съкращение от абревиатура, то тогава трябва да бъде посочено. Задължителният референтен елемент е и името на организацията, която изпълнява функцията на родителя.

Номерът на документа, по който е преминал процедурата по регистрация, включва пореден номер, който може да бъде допълнен с индекс, записан в номенклатурата на делата, както и уведомление за изпълнителите, кореспондента и др.

Правилата за изпълнение на документите предвиждат поставянето на името на адресата Те могат да бъдат както организации, така и звена в рамките на тяхната структура, както и лица и длъжностни лица. Документът се одобрява или чрез подписване от упълномощено лице, или чрез изготвяне на отделен акт. Формулярът може да бъде прехвърлен на изпълнителите с резолюция. Този реквизит съдържа формулирането на конкретна задача, както и времето за нейното изпълнение.

Заглавието трябва да отразява вида на документа, както и да съдържа резюме на документа. Основният текст, който се съставя на държавния език в съответствие със законодателните актове, е под формата на съгласуван разказ, въпросници, таблици и комбинации от всички тези елементи. Първата част на документа отразява целите, преследвани от нейното публикуване, а втората взема решения, прави заключения или искания и предложения.

В долната част на формата се поставя изискването за подпис, както и координацията. Документът е запечатан. Той служи за потвърждаване на автентичността на подписа, поставен от длъжностното лице.

arrow