Бележка, писане и регистрация

Anonim

Функции и предназначение

Бележката е форма на вътрешна кореспонденция и, в зависимост от съдържанието, може да бъде информационен, проактивен или отчитащ. Той определя бизнес позицията на независима единица или лидер по всеки въпрос. Бележката може да съдържа предложения или искания и да бъде адресирана до всяко управляващо лице, включително родителя.

Подписване и регистрация

Бележката е подписана от непосредствения ръководител на устройството. В долната част на левия ъгъл изпълнителят трябва да го подкрепи. Там е написано и неговото фамилно име и телефонен номер за контакт.

В структурните подразделения се записват служебни бележки в програмата за електронно управление на документи. Те получават номер, който се изпраща до звената на хартиен носител и на електронни носители. Номерирането се състои от индекс на деление и регистрационен номер.

Датата на бележката се счита за момента на нейната регистрация. Оригиналът с решението на управляващия се изпраща на главата. Копие от бележката се връща на художника.

Разнообразие от бележки

Отчетната бележка е вид бележка, адресирана до пряк ръководител. Бележката се съставя, когато е необходимо да се отрази мнението на отдела или ръководителя по даден въпрос и да се направят конкретни предложения.

В зависимост от целта и съдържанието, меморандумите могат да бъдат проактивни (под формата на коментари и предложения) или докладване (за резултатите от одита, при бизнес пътуване).

Датата или интервалът от време, за който се отнася информацията, записана в меморандума, трябва да бъдат маркирани в отделен ред, включен в заглавието или в началото на текста. Докладът е подписан от автора.

Съдържание на бележките

Препоръчва се текстовата част на бележката и бележката да се състои от 2 части. Първата част от нея трябва да се състои от фактите, довели до нейното писане, а втората от предложенията и съответните заключения по посочения въпрос.

Всеки разработен документ може да съдържа само един въпрос. Изключенията са протоколи, заповеди, планове, доклади и обобщени документи.

Документът трябва да съдържа разумна информация, представена обективно, накратко, правилно, ясно и без повторение. Текстовата част е съставена под формата на твърд текст, таблица, въпросник или комбинация от тези форми.

Сложният, непрекъснат текст на всеки документ трябва да се състои от логично и граматично съгласувана информация за действията в управлението, които са отразени в съответните регламенти, правила, правила и нормативни документи.

Документът трябва да съдържа задължителните данни и един и същ ред за настаняването: автор, име на фирмата и код, индекс, дата, заглавие, основен текст, визи, подпис на изпълнителя, отбелязване на изпълнението и посоката на документа в делото.

Заглавието на бележката трябва да бъде обобщено накратко. Ако документът разглежда няколко въпроса, заглавието може да бъде обобщено.

Правила за адресиране

Бележките са адресирани до организации, отдели или конкретен мениджър в предприятието. В документ, адресиран до много подобни организации, получателят е посочен колективно. Бележка не трябва да съдържа повече от 4 получатели.

заключение

Цялата изходяща информация в обхвата на бележката трябва да бъде предоставена при поискване и изпратена само официално. Предоставената информация трябва да бъде подписана и одобрена от управителя, чийто обхват засяга.

Всички бележки подлежат на задължително датиране. Датата на документа и всяка марка за услуги на нея са необходим реквизит на всеки документ.

arrow